VNACCS và thủ tục hải quan điện tử: doanh nghiệp cần biết gì?

Với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thời gian thông quan ảnh hưởng trực tiếp đến lịch tàu, chi phí lưu kho và uy tín giao hàng với đối tác. Từ khi hệ thống VNACCS đi vào vận hành, phần lớn thủ tục hải quan tại Việt Nam đã chuyển sang môi trường điện tử, giúp quy trình nhanh hơn, minh bạch hơn và ít phụ thuộc vào hồ sơ giấy. Tuy nhiên, để tận dụng được lợi ích này, doanh nghiệp cần hiểu hệ thống vận hành ra sao và chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu.

VNACCS là gì?

VNACCS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia của Việt Nam, được xây dựng với sự hỗ trợ kỹ thuật từ Nhật Bản và vận hành cùng hệ thống VCIS. Nói một cách đơn giản, đây là nền tảng điện tử mà qua đó doanh nghiệp khai báo hải quan, cơ quan hải quan tiếp nhận, xử lý và phản hồi kết quả, còn các cơ quan quản lý liên quan phối hợp trên cùng một luồng dữ liệu.

Thay vì mang hồ sơ giấy đến chi cục hải quan và chờ xử lý từng bước, doanh nghiệp gửi tờ khai điện tử qua phần mềm khai báo. Hệ thống tự động kiểm tra, phân luồng và trả kết quả. Hàng hóa được phân luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ tùy theo mức độ rủi ro, và doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái tờ khai trong suốt quá trình.

Thủ tục hải quan điện tử gồm những bước nào?

Về cơ bản, một lô hàng xuất nhập khẩu qua VNACCS trải qua các bước sau:

• Chuẩn bị chứng từ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ nếu có, cùng các giấy phép chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý.
• Khai báo điện tử: nhập thông tin tờ khai lên hệ thống, bao gồm mã HS, trị giá, xuất xứ, phương thức vận chuyển và các thông tin liên quan đến lô hàng.
• Phân luồng và xử lý: hệ thống phân luồng tự động. Luồng xanh được thông quan nhanh, luồng vàng cần kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ cần kiểm tra thực tế hàng hóa.
• Nộp thuế và phí: doanh nghiệp nộp thuế xuất nhập khẩu và các khoản phí liên quan qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán điện tử.
• Thông quan và giám sát: sau khi hoàn tất nghĩa vụ, hàng hóa được thông quan và đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cảng, sân bay hoặc cửa khẩu để xếp dỡ và vận chuyển tiếp.

Song song với tờ khai, hãng tàu và đơn vị vận chuyển còn phải khai báo thông tin phương tiện và hàng hóa qua hệ thống e-Manifest, giúp cơ quan hải quan đối chiếu dữ liệu trước khi hàng đến. Sự khớp nhau giữa các nguồn dữ liệu này là điều kiện quan trọng để lô hàng thông quan suôn sẻ.

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Lợi ích rõ nhất của hải quan điện tử là tốc độ. Tờ khai có thể được gửi và xử lý ngoài giờ hành chính, giảm thời gian chờ đợi tại cửa khẩu. Doanh nghiệp cũng chủ động hơn trong việc tra cứu trạng thái tờ khai, thay vì phải hỏi qua nhiều đầu mối.

Bên cạnh đó, dữ liệu điện tử giúp giảm sai sót do nhập liệu thủ công và tạo dấu vết rõ ràng cho mỗi giao dịch. Khi có vướng mắc, doanh nghiệp và cơ quan hải quan đều có thể đối chiếu cùng một bộ dữ liệu, thay vì tranh luận trên những bản giấy khác nhau. Về lâu dài, điều này còn giúp doanh nghiệp xây dựng lịch sử tuân thủ tốt, một yếu tố quan trọng khi cơ quan hải quan đánh giá mức độ rủi ro của doanh nghiệp.

Những lỗi thường gặp và cách tránh

Dù hệ thống đã tự động hóa nhiều khâu, lỗi do con người vẫn là nguyên nhân phổ biến khiến tờ khai bị treo hoặc phải sửa đổi. Một số lỗi thường gặp gồm:

• Sai mã HS: mã HS quyết định thuế suất và chính sách quản lý. Khai sai mã có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc chậm thông quan.
• Không khớp chứng từ: thông tin trên hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn không thống nhất về số lượng, trọng lượng hoặc mô tả hàng hóa.
• Thiếu giấy phép chuyên ngành: một số mặt hàng cần kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc giấy phép trước khi thông quan; chuẩn bị muộn sẽ làm lỡ lịch tàu.
• Khai báo muộn: gửi tờ khai quá sát giờ tàu chạy khiến doanh nghiệp không còn thời gian xử lý khi hệ thống yêu cầu bổ sung hồ sơ.

Cách phòng tránh hiệu quả nhất là kiểm tra chéo chứng từ trước khi khai báo, lưu trữ bộ hồ sơ đầy đủ cho mỗi lô hàng và làm việc sớm với đơn vị khai thuê hoặc forwarder khi lô hàng có tính chất đặc biệt.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?

Trước hết, doanh nghiệp cần có chữ ký số và tài khoản khai báo hải quan điện tử còn hiệu lực, đồng thời phân quyền rõ ràng cho nhân sự phụ trách khai báo. Tiếp theo, cần xây dựng quy trình nội bộ: ai chuẩn bị chứng từ, ai kiểm tra, ai gửi tờ khai và ai theo dõi kết quả. Với doanh nghiệp mới bắt đầu xuất nhập khẩu, việc nhờ đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm hỗ trợ trong những lô hàng đầu tiên thường tiết kiệm hơn nhiều so với chi phí phát sinh do sai sót.

Cuối cùng, hãy coi dữ liệu hải quan là một phần của quản trị doanh nghiệp, không chỉ là thủ tục để hàng qua cửa khẩu. Một bộ dữ liệu sạch và nhất quán sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu với kế toán, quản lý tồn kho và làm việc với đối tác nước ngoài. Khi thủ tục điện tử đã trở thành chuẩn mực, doanh nghiệp làm tốt khâu này sẽ có lợi thế rõ rệt về tốc độ và chi phí trong chuỗi cung ứng.